Código de Ética y Conducta

El presente Código de Ética y Conducta establece los principios, estándares de comportamiento y reglas mínimas que deben orientar la actuación de los directores, gerencia, jefaturas, trabajadores, contratistas, subcontratistas, asesores, proveedores y terceros que se relacionen con Transportes Verasay SpA, en todo aquello que resulte aplicable a la naturaleza de su vínculo con la empresa.

Su finalidad es fortalecer una cultura de integridad, transparencia, cumplimiento normativo, respeto por las personas y prevención de delitos, en coherencia con el Modelo de Prevención del Delito, la Política de Prevención de Delitos, el Procedimiento del Modelo, el Canal de Denuncias y las demás normas internas de la organización.

El objetivo de este Código es fijar un marco claro de conducta ética y de cumplimiento para apoyar la toma de decisiones, prevenir conductas impropias o ilícitas, proteger la reputación de la empresa y promover relaciones responsables con trabajadores, clientes, proveedores, comunidades, autoridades y demás grupos de interés.

Este Código es aplicable a toda persona que actúe en nombre, representación o interés de Transportes Verasay SpA o que, por razón de su relación contractual o funcional, pueda impactar sus operaciones, controles o responsabilidades legales. Su cumplimiento es obligatorio y complementa la legislación vigente, el Reglamento Interno, el Modelo de Prevención del Delito y las demás políticas, procedimientos e instructivos de la empresa.

• Ninguna instrucción de una jefatura, cliente, proveedor o tercero justifica el incumplimiento de la ley, de este Código o de los controles internos de la empresa.
• Toda persona alcanzada por este Código debe actuar de buena fe, con criterio de prevención, trazabilidad y responsabilidad.

• Integridad: actuar con honestidad, rectitud y coherencia entre lo que se declara y lo que se hace.
• Cumplimiento normativo: respetar la legislación vigente, las obligaciones contractuales aplicables y la normativa interna de la empresa.
• Transparencia: mantener conductas claras, verificables y documentadas en las relaciones internas y externas.
• Respeto: promover un trato digno, seguro y libre de discriminación, acoso, violencia o represalias.
• Responsabilidad: responder por los actos propios, usar adecuadamente los recursos de la empresa y reportar oportunamente desvíos o riesgos.
• Confidencialidad y protección de la información: resguardar la información sensible, personal, comercial y estratégica de la organización.

• Cumplir la ley, la normativa interna, las instrucciones formales de trabajo y los controles definidos por la empresa.
• Actuar de forma veraz en todo registro, respaldo, declaración, reporte, rendición, documento y evidencia asociada a la operación.
• Mantener relaciones transparentes, respetuosas y profesionales con autoridades, clientes, mandantes, proveedores, comunidades y compañeros de trabajo.
• Resguardar adecuadamente los activos, bienes, vehículos, equipos, herramientas, tarjetas, claves, accesos y recursos de la empresa.
• Participar en actividades de inducción, capacitación, difusión y reforzamiento relacionadas con ética, cumplimiento y prevención de delitos.
• Colaborar con investigaciones internas, auditorías, fiscalizaciones y revisiones de cumplimiento, entregando información veraz y oportuna.

Toda persona alcanzada por este Código debe evitar situaciones en que su interés personal, familiar, económico o de terceros pueda influir, o aparentar influir, en sus decisiones o actuaciones dentro de la empresa.

• Se deben informar oportunamente relaciones, vínculos, intereses o beneficios que puedan afectar la objetividad en compras, contrataciones, pagos, asignación de servicios, selección de proveedores o toma de decisiones.
• No se debe participar en decisiones respecto de operaciones, contratos o evaluaciones cuando exista un conflicto de interés real, potencial o aparente no gestionado.
• Los conflictos de interés deben tratarse de forma transparente y quedar documentados cuando su naturaleza lo amerite.

Toda interacción con autoridades y funcionarios públicos debe realizarse con transparencia, corrección, trazabilidad y estricto apego a la ley. Se prohíbe ofrecer, prometer, entregar, solicitar o aceptar pagos, regalos, ventajas, favores o cualquier beneficio indebido que pueda influir, o pretenda influir, en decisiones o actuaciones de la autoridad.

• Las reuniones, gestiones, presentaciones y entregas de antecedentes que sean relevantes para la empresa deben quedar adecuadamente respaldadas o documentadas.
• Toda fiscalización, requerimiento o actuación de autoridad debe ser gestionada por las áreas responsables con información veraz, completa y oportuna.
• Está prohibido falsear información, ocultar antecedentes o manipular documentación, registros o evidencias frente a la autoridad.

No podrán ofrecerse ni aceptarse regalos, atenciones, invitaciones, hospitalidades, favores o beneficios que puedan comprometer la independencia de criterio, generar una expectativa indebida, influir en decisiones o afectar la imagen de probidad de la empresa.

• Solo podrán aceptarse o realizarse atenciones de cortesía razonables, proporcionales y compatibles con la ley y las reglas internas de la empresa.
• Toda situación dudosa debe consultarse previamente con la jefatura correspondiente y, cuando proceda, con el Encargado de Prevención del Delito.

• La selección y evaluación de proveedores, contratistas y terceros debe realizarse con criterios objetivos, trazables y compatibles con el interés de la empresa.
• Se deben aplicar controles de debida diligencia, validación documental y cláusulas de cumplimiento cuando la criticidad del tercero o del servicio así lo exija.
• Se prohíben acuerdos ocultos, pagos irregulares, comisiones indebidas, triangulaciones o cualquier mecanismo destinado a eludir controles o favorecer intereses impropios.

La información y documentación de la empresa deben administrarse con integridad, trazabilidad y resguardo. Toda persona debe proteger la confidencialidad de la información a la que acceda por razón de su cargo o relación con la empresa, incluyendo antecedentes comerciales, operacionales, personales, financieros, contractuales, investigativos o estratégicos.

• Está prohibido alterar, destruir, omitir, falsificar o manipular documentos, registros, respaldos, reportes, controles, evidencias o sistemas de información.
• El tratamiento de datos personales y de antecedentes sensibles debe efectuarse conforme a la legislación aplicable y a los controles internos definidos por la empresa.
• Las claves, accesos, perfiles, credenciales, respaldos, registros de telemetría y demás activos de información deben ser usados y resguardados de forma responsable.

• Los activos, vehículos, equipos, combustible, herramientas, dispositivos, sistemas, documentos, fondos y demás recursos de la empresa deben utilizarse exclusivamente para fines autorizados.
• Se prohíbe el uso personal, abusivo o no autorizado de bienes o recursos de la empresa, así como cualquier apropiación, desvío, ocultamiento o aprovechamiento indebido.

Transportes Verasay promueve un ambiente laboral basado en el respeto, la dignidad, la colaboración y la igualdad de oportunidades. Se prohíben conductas de acoso, discriminación, violencia, hostigamiento, maltrato laboral, represalias y cualquier otra acción incompatible con la sana convivencia y con la normativa vigente.

Las situaciones de acoso, violencia o discriminación deberán canalizarse y tratarse conforme a la normativa vigente y a los procedimientos internos aplicables.

Toda persona alcanzada por este Código tiene el deber de actuar preventivamente y reportar de buena fe cualquier hecho, conducta, instrucción, omisión o señal de alerta que pudiera constituir incumplimiento legal, infracción ética, vulneración del Modelo de Prevención del Delito o riesgo relevante para la empresa.

• El reporte oportuno constituye una obligación de cumplimiento y colaboración con la empresa.
• Nadie será objeto de represalias por denunciar de buena fe hechos o sospechas fundadas a través de los canales definidos por la organización.

Transportes Verasay dispone de un Canal de Denuncias confidencial para recibir reportes sobre irregularidades, incumplimientos, faltas éticas, riesgos de delito u otras conductas contrarias a este Código, al Modelo de Prevención del Delito o a la normativa vigente. Su operación, tratamiento, admisibilidad, resguardo, investigación y cierre se rigen por el procedimiento específico del Canal de Denuncias.

• Correo electrónico: denuncias@verasay.cl
• Otros medios formales definidos por la empresa podrán habilitarse y comunicarse internamente cuando corresponda.

El incumplimiento de este Código podrá dar lugar a medidas correctivas y sanciones disciplinarias conforme a la legislación vigente, al Reglamento Interno y a las demás normas internas de la empresa, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, penales, administrativas o contractuales que pudieran corresponder.

• La gravedad de la medida dependerá de la naturaleza del hecho, su impacto, la reiteración, el nivel de responsabilidad y la existencia de dolo, negligencia o encubrimiento.
• La empresa adoptará además las acciones de mejora, control, mitigación o denuncia que sean necesarias según la naturaleza del caso.

Este Código deberá ser difundido, puesto a disposición y explicado a las personas a las que resulte aplicable. La empresa promoverá actividades de capacitación y reforzamiento según el rol, nivel de exposición y responsabilidades de cada área o función.

Toda persona alcanzada por este Código deberá acusar recibo de su conocimiento y aceptar su obligación de cumplimiento, en la forma que defina la empresa.

El presente Código será revisado periódicamente para asegurar su adecuación a la legislación vigente, a la realidad operacional de la empresa, al Modelo de Prevención del Delito y a las mejores prácticas de cumplimiento corporativo. Toda modificación deberá aprobarse conforme a la estructura de gobernanza definida por Transportes Verasay SpA.